Die Lohnabrechnung gehört zu den wichtigsten Pflichten jedes Handwerksbetriebs mit Angestellten. Fehler können zu Nachzahlungen, Bußgeldern und Problemen mit Finanzämtern oder Sozialversicherungsträgern führen. Registrieren Sie sich kostenlos auf Dienstleistungen24.de und finden Sie qualifizierte Unterstützung. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Sie achten müssen und welche Software Ihnen hilft. Die Minijob-Zentrale bietet weiterführende Informationen für Arbeitgeber.
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Gesetzliche Pflichten bei der Lohnabrechnung
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine schriftliche Gehaltsabrechnung auszuhändigen. Diese Pflicht ergibt sich aus der Gewerbeordnung (§ 108 GewO). Außerdem müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und fristgerecht abgeführt werden. Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Achten Sie daher auf eine sorgfältige und pünktliche Erstellung jeder Abrechnung. Mitarbeiter finden ist der erste Schritt – die korrekte Abrechnung der zweite. Weiterführende Informationen bietet Deutsche Rentenversicherung.
Was muss auf der Lohnabrechnung stehen?
Eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung muss zahlreiche Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der Abrechnungszeitraum, das Bruttogehalt, alle Abzüge für Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Auch Zulagen, Sachbezüge und Einmalzahlungen müssen korrekt ausgewiesen werden. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Abrechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Steuerberater finden.
Lohnabrechnung selbst erstellen oder auslagern?
Kleine Handwerksbetriebe stehen vor der Frage, ob sie die Entgeltabrechnung selbst übernehmen oder an einen Dienstleister auslagern. Die Eigenabrechnung spart Kosten, erfordert aber Fachwissen und regelmäßige Weiterbildung. Die Auslagerung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro bietet Sicherheit und spart Zeit, kostet aber pro Mitarbeiter und Monat zwischen 15 und 40 Euro. Wägen Sie Aufwand und Kosten sorgfältig ab.
Software für die Gehaltsabrechnung im Vergleich
Wer die Lohnabrechnung selbst erstellt, benötigt zuverlässige Software. DATEV Lohn und Gehalt ist der Klassiker für Steuerkanzleien und größere Betriebe. Lexware lohn+gehalt eignet sich hervorragend für kleine und mittlere Handwerksbetriebe mit intuitiver Bedienung. Sage bietet cloudbasierte Lösungen für flexibles Arbeiten. Alle Programme berechnen Steuern und Sozialabgaben automatisch und erstellen die erforderlichen Meldungen. Vergleichen Sie Funktionsumfang, Preis und Support, bevor Sie sich entscheiden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.
Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnen
Die korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist ein zentraler Bestandteil jeder Gehaltsabrechnung. Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden jeweils hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Die Beitragssätze werden jährlich angepasst. Beachten Sie außerdem die Beitragsbemessungsgrenzen und Besonderheiten bei Minijobbern. Prüfen Sie Ihre Einstellungen in der Abrechnungssoftware zum Jahreswechsel.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden
Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung sind falsche Steuerklassen, vergessene geldwerte Vorteile wie Dienstwagen oder Sachbezüge, fehlerhafte Berechnung von Überstundenzuschlägen und versäumte Meldungen an die Sozialversicherungsträger. Auch die Nichtberücksichtigung von Freibeträgen oder falschen Krankenkassensätzen führt zu Problemen bei Betriebsprüfungen. Nutzen Sie Checklisten und lassen Sie Ihre Abrechnungen regelmäßig prüfen. Die Betriebsausgaben für Personal müssen korrekt erfasst werden.
Fristen und Meldepflichten für Arbeitgeber
Arbeitgeber müssen zahlreiche Fristen einhalten. Die Lohnsteueranmeldung ist monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig – je nach Höhe der Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge müssen spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt werden. Die Jahresmeldung zur Sozialversicherung ist bis zum 15. Februar des Folgejahres einzureichen. Tragen Sie alle Fristen in Ihren Kalender ein, um Versäumnisse zu vermeiden.
Besonderheiten bei Minijobbern und Aushilfen
Bei Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten gelten besondere Regeln für die Entgeltabrechnung. Die pauschalen Abgaben für Minijobs betragen insgesamt rund 30 Prozent und werden vom Arbeitgeber getragen. Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei, unterliegen aber der Lohnsteuer. Dokumentieren Sie Arbeitszeiten sorgfältig und beachten Sie die Verdienstgrenzen, um unerwünschte Nachzahlungen zu vermeiden.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung im Handwerk
Muss ich als Einzelunternehmer eine Lohnabrechnung erstellen?
Nur wenn Sie Angestellte oder Minijobber beschäftigen. Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter benötigen Sie keine Entgeltabrechnung.
Welche Software eignet sich für kleine Handwerksbetriebe?
Lexware lohn+gehalt ist besonders für kleine Betriebe geeignet. Auch SevDesk und DATEV bieten passende Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang.
Was kostet ein Steuerberater für die Lohnabrechnung?
Die Kosten liegen je nach Region und Mitarbeiterzahl zwischen 15 und 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat, zuzüglich einmaliger Einrichtungsgebühren.
Welche Fristen muss ich bei der Gehaltsabrechnung beachten?
Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Die Lohnsteueranmeldung erfolgt je nach Höhe monatlich oder vierteljährlich.
Was passiert bei Fehlern in der Entgeltabrechnung?
Fehler können zu Nachzahlungen an Finanzamt und Sozialversicherung führen. Bei Betriebsprüfungen werden Rückstände mit Zinsen und ggf. Bußgeldern nachgefordert.
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