Lohnabrechnung für Handwerker: Pflichten, Software und häufige Fehler

Die Lohnabrechnung gehört zu den wichtigsten Pflichten jedes Handwerksbetriebs mit Angestellten. Fehler können zu Nachzahlungen, Bußgeldern und Problemen mit Finanzämtern oder Sozialversicherungsträgern führen. Neue Kunden für Ihren Betrieb finden Sie auf Dienstleistungen24.de: Unternehmen kostenlos eintragen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Sie achten müssen und welche Software Ihnen hilft. Die Minijob-Zentrale bietet weiterführende Informationen für Arbeitgeber.

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Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine schriftliche Gehaltsabrechnung auszuhändigen. Diese Pflicht ergibt sich aus der Gewerbeordnung (§ 108 GewO). Außerdem müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und fristgerecht abgeführt werden. Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Achten Sie daher auf eine sorgfältige und pünktliche Erstellung jeder Abrechnung. Mitarbeiter finden ist der erste Schritt – die korrekte Abrechnung der zweite. Weiterführende Informationen bietet Deutsche Rentenversicherung.

Eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung muss zahlreiche Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der Abrechnungszeitraum, das Bruttogehalt, alle Abzüge für Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Auch Zulagen, Sachbezüge und Einmalzahlungen müssen korrekt ausgewiesen werden. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Abrechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Steuerberater finden.

Kleine Handwerksbetriebe stehen vor der Frage, ob sie die Entgeltabrechnung selbst übernehmen oder an einen Dienstleister auslagern. Die Eigenabrechnung spart Kosten, erfordert aber Fachwissen und regelmäßige Weiterbildung. Die Auslagerung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro bietet Sicherheit und spart Zeit, kostet aber pro Mitarbeiter und Monat zwischen 15 und 40 Euro. Wägen Sie Aufwand und Kosten sorgfältig ab.

Wer die Lohnabrechnung selbst erstellt, benötigt zuverlässige Software. DATEV Lohn und Gehalt ist der Klassiker für Steuerkanzleien und größere Betriebe. Lexware lohn+gehalt eignet sich hervorragend für kleine und mittlere Handwerksbetriebe mit intuitiver Bedienung. Sage bietet cloudbasierte Lösungen für flexibles Arbeiten. Alle Programme berechnen Steuern und Sozialabgaben automatisch und erstellen die erforderlichen Meldungen. Vergleichen Sie Funktionsumfang, Preis und Support, bevor Sie sich entscheiden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.

Die korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist ein zentraler Bestandteil jeder Gehaltsabrechnung. Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden jeweils hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Die Beitragssätze werden jährlich angepasst. Beachten Sie außerdem die Beitragsbemessungsgrenzen und Besonderheiten bei Minijobbern. Prüfen Sie Ihre Einstellungen in der Abrechnungssoftware zum Jahreswechsel.

Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung sind falsche Steuerklassen, vergessene geldwerte Vorteile wie Dienstwagen oder Sachbezüge, fehlerhafte Berechnung von Überstundenzuschlägen und versäumte Meldungen an die Sozialversicherungsträger. Auch die Nichtberücksichtigung von Freibeträgen oder falschen Krankenkassensätzen führt zu Problemen bei Betriebsprüfungen. Nutzen Sie Checklisten und lassen Sie Ihre Abrechnungen regelmäßig prüfen. Die Betriebsausgaben für Personal müssen korrekt erfasst werden.

Arbeitgeber müssen zahlreiche Fristen einhalten. Die Lohnsteueranmeldung ist monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig – je nach Höhe der Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge müssen spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt werden. Die Jahresmeldung zur Sozialversicherung ist bis zum 15. Februar des Folgejahres einzureichen. Tragen Sie alle Fristen in Ihren Kalender ein, um Versäumnisse zu vermeiden.

Bei Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten gelten besondere Regeln für die Entgeltabrechnung. Die pauschalen Abgaben für Minijobs betragen insgesamt rund 30 Prozent und werden vom Arbeitgeber getragen. Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei, unterliegen aber der Lohnsteuer. Dokumentieren Sie Arbeitszeiten sorgfältig und beachten Sie die Verdienstgrenzen, um unerwünschte Nachzahlungen zu vermeiden.