E-Rechnung Pflicht für Handwerker: Wer muss ab 2027?

Stand: November 2026

Die Steuer- und Rechtsangaben hier sind zur Orientierung gedacht. Den vollständigen Hinweis finden Sie unten, vor der Quellenliste.

Handwerksbetriebe müssen E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Alle anderen folgen zum 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Empfangen können muss jeder Betrieb schon seit 2025 (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für Privatkunden gilt kein Formzwang (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Kurz gesagt

• Die Grenze von 800.000 € zählt nur ein einziges Mal: für Ihren Umsatz im Jahr 2026.
• Beide Daten zählen: wann Sie die Leistung ausgeführt haben und wann Sie die Rechnung übermitteln (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es ist eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
• Kleinbeträge bis 250 € bleiben beim Ausstellen frei (§ 33 Satz 4 UStDV), Kleinunternehmer ebenso.
• Empfangen müssen beide trotzdem.
• Bei Bauarbeiten für einen anderen Bauunternehmer (§ 13b UStG) hilft die 250-€-Regel nicht.
• Acht Jahre aufbewahren, die Datendatei selbst und nicht den Ausdruck (§ 14b Abs. 1 UStG).

Umstellen kostet Zeit. Neue Kunden bringt sie nicht. Ihr Basis-Eintrag im Branchenverzeichnis kostet nichts und läuft ohne Ablaufdatum: Unternehmen kostenlos eintragen.

Die Jahreszahlen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, nicht in § 14 UStG. Dort steht nur, was eine E-Rechnung ist und wer sie ausstellen muss. Ab wann, sagt die Übergangsvorschrift.

Stufe eins endet am 31. Dezember 2026. Bis dahin darf jeder Betrieb seine Rechnungen auf Papier schicken. Ein PDF geht auch, wenn der Kunde zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Im Jahr 2027 dürfen nur noch kleinere Betriebe auf Papier abrechnen. Die Bedingung: Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 lag bei höchstens 800.000 € (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Liegt er darüber, gilt für Sie ab dem 1. Januar 2027 die E-Rechnung.

Eine dritte Übergangsregel betrifft nur den elektronischen Datenaustausch: Wer per EDI abrechnet, darf das bis zum 31. Dezember 2027 unabhängig vom Umsatz weiterführen, sofern der Empfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Ohne laufende EDI-Verbindung und ohne Zustimmung des Empfängers hilft diese Regel nicht weiter.

Ab dem 1. Januar 2028 läuft keine Übergangsregel mehr (§ 27 Abs. 38 UStG). Papier und PDF bleiben nur dort erlaubt, wo die Pflicht ohnehin nicht greift. Das sind Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € und Kleinunternehmer. Dazu unten mehr.

Die Falle am Jahreswechsel 2026/2027

Der Stichtag hängt an der Leistung, nicht an der Rechnung. Das Gesetz nennt beim Übergang jeweils den „ausgeführten Umsatz“.

Angenommen, Sie setzen am 18. Dezember 2026 eine Heizungspumpe bei einem Geschäftskunden ein. Die Rechnung schreiben Sie erst Mitte Januar. Nach dem Wortlaut erlaubt Nr. 1 die Papierrechnung nur bis zum 31. Dezember 2026. Nr. 2 betrifft nur Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt wurden. Ihr Fall passt in keine der beiden Regeln.

Am einfachsten gehen Sie dieser Lücke aus dem Weg. Rechnen Sie Leistungen aus dem Dezember 2026 noch im Dezember ab. Dann passt Nr. 1 nach ihrem Wortlaut. Wie die Finanzverwaltung den Januar-Fall beurteilt, ist für November 2026 nicht geklärt. Wollen Sie Dezember-Leistungen erst im Januar abrechnen, fragen Sie vorher Ihren Steuerberater.

Die Pflicht trifft nicht alle gleich. Diese sechs Fälle kommen in einem Handwerksbetrieb am häufigsten vor.

Quelle: Umsatzsteuergesetz und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Bundesamt für Justiz; Stand 11/2026. Die Zeile „Privatkunde“ meint nur die Form der Rechnung, nicht die Frage, ob Sie eine schreiben müssen.

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Empfangen muss Ihr Betrieb E-Rechnungen schon seit 2025. Das steht nicht wörtlich im Gesetz. Es folgt aus § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG. Wo Ihr Lieferant verpflichtet ist, braucht er Ihre Zustimmung nicht. Er darf schicken, Sie müssen annehmen können. Diese Fassung des § 14 UStG betrifft Umsätze ab dem 1. Januar 2025 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze, berechnet nach den vereinnahmten Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze gehen ab (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG). Entgelt heißt: ohne die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht die Grenze 952.000 € brutto.

Ein Posten fällt dabei heraus. Umsätze mit Wirtschaftsgütern Ihres Anlagevermögens bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Das ist für Handwerksbetriebe mehr als eine Fußnote.

Angenommen, ein Dachdeckerbetrieb mit sechs Mitarbeitern rechnet nach

• Umsatz aus Aufträgen 2026: 795.000 € netto
• Verkauf eines alten Gerüsts: 22.000 € netto
• Verkauf eines Transporters: 14.000 € netto
• Summe aller Einnahmen: 831.000 € netto
• Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: 795.000 €

Gerüst und Transporter gehören zum Anlagevermögen. Sie zählen nicht mit. Der Betrieb bleibt unter der Grenze und hat bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Hätte er stattdessen 820.000 € aus Aufträgen erwirtschaftet, wäre der 1. Januar 2027 sein Stichtag.

Liegen Sie nahe an der Grenze, lassen Sie den Gesamtumsatz von Ihrem Steuerberater nachrechnen. Der Unterschied zwischen beiden Terminen ist ein ganzes Jahr.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Entscheidend ist das Wort „strukturiert“: Die Daten stehen in Feldern, die ein Programm auslesen kann.

Ein gewöhnliches PDF beschreibt, wie die Rechnung aussieht, nicht welcher Betrag in welchem Feld steht. Ein Programm müsste die Werte erraten. Papier und ein solches PDF heißen im Gesetz „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Alternativ dürfen Sie es mit Ihrem Kunden vereinbaren (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Dann müssen sich alle nötigen Angaben verlustfrei in ein Norm-Format übertragen lassen.

Für Aufträge des Bundes ist der Standard XRechnung vorgeschrieben (§ 4 Abs. 1 ERechV). Ein anderer Standard geht, wenn er der europäischen Norm entspricht. Verbreitet ist außerdem das Hybridformat ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter Datendatei. Der Mensch sieht die Seite, das Programm liest die Datei. Ob Ihr Programm normgerechte Dateien erzeugt, sagt Ihnen der Hersteller. Fragen Sie schriftlich nach.

Die Datendatei ist das Original. Der Ausdruck ist nur eine Ansicht davon.

Drei Ausnahmen entlasten das Handwerk. Jede hat eine Grenze, auf die es in der Praxis ankommt.

Privatkunden brauchen keine E-Rechnung, oft aber eine Rechnung

Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden sein. Für Ihre Privatkunden ändert sich am 1. Januar 2027 nichts.

Eine Rechnung müssen Sie ihnen aber oft trotzdem schreiben. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Grundstücksleistungen gilt eine Sechs-Monats-Frist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Sie läuft ab der Ausführung der Leistung. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen heraus. Das betrifft fast jede Baustelle: Dach, Bad, Fenster, Heizung, Fliesen. Ihr Privatkunde muss die Rechnung oder einen Zahlungsbeleg dann zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Die 250-Euro-Grenze hat eine Lücke am Bau

Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag dürfen Sie als sonstige Rechnung übermitteln (§ 33 Satz 4 UStDV). Für den Materialkauf an der Theke oder die kleine Reparatur bleibt der Bon also zulässig.

Nicht erfasst sind Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Damit entfällt auch die Erleichterung aus Satz 4. Sie setzt eine Rechnung nach Satz 1 voraus. Genau dort landen viele Handwerker: Bei Bauleistungen für einen anderen Bauunternehmer schuldet der Kunde die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Arbeiten Sie als Subunternehmer am Bau, hilft Ihnen die 250-€-Regel nicht weiter.

Kleinunternehmer bleiben befreit, aber nur beim Ausstellen

Umsätze, die nach der Kleinunternehmerregelung steuerfrei sind, bleiben außen vor. Deren Rechnungen dürfen Sie als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV). Diese Befreiung hat kein Enddatum. Sie endet erst, wenn Sie kein Kleinunternehmer mehr sind.

Dafür gelten zwei Höchstgrenzen für den Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Vorjahr 25.000 €, im laufenden Jahr 100.000 €. Wer wächst, verliert die Erleichterung. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.

Bei Aufträgen des Bundes gilt die elektronische Rechnung unabhängig von diesen Stufen. Rechnungssteller müssen dort elektronisch ausstellen (§ 3 Abs. 1 ERechV). Übermittelt wird über ein Verwaltungsportal des Bundes (§ 4 Abs. 3 ERechV). Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Diese Verordnung gilt nur für das Auftragswesen des Bundes. Bei Ländern, Städten und Gemeinden steht der verlangte Weg in den Vergabeunterlagen. Fragen Sie vor der ersten Rechnung bei der Vergabestelle nach.

Beim Auslandsgeschäft greift die Pflicht zur E-Rechnung nicht ohne Weiteres. Sie setzt voraus: Beide Seiten sind im Inland ansässig (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dem Inland gleichgestellt sind die Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG. Ansässig ist auch, wer hier eine beteiligte Betriebsstätte hat (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Beim Kunden in Salzburg kommt es darauf an. Vergibt eine deutsche Betriebsstätte den Auftrag, liegt der Fall anders als beim rein österreichischen Betrieb.

Sieben Punkte in dieser Reihenfolge. Wer unter 800.000 € liegt, hat ein Jahr länger Zeit. Die ersten drei Punkte lohnen sich trotzdem sofort, weil Sie als Empfänger längst betroffen sind.

1. Eine Empfangsadresse festlegen, am besten eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen. Diese Adresse Ihren Geschäftskunden einmal schriftlich mitteilen.
2. Prüfen, ob Ihr Programm E-Rechnungen lesen kann. Lassen Sie sich von einem Lieferanten eine Testdatei schicken und öffnen Sie sie.
3. Festlegen, wo die Dateien liegen. Ein Ordner je Jahr, Lesezugriff für den Steuerberater.
4. Prüfen, ob Ihr Programm E-Rechnungen auch schreiben kann. Sonst beim Hersteller nach dem Termin fragen.
5. Kundenliste sortieren: Geschäftskunden, Privatkunden, öffentliche Auftraggeber. Nur die erste und die dritte Gruppe sind betroffen.
6. Stammdaten aufräumen. Vollständige Anschrift, Steuernummer, eindeutige Leistungsbezeichnung, richtiger Steuersatz. In einer strukturierten Datei fällt jede Lücke auf.
7. Leistungen aus dem Dezember 2026 noch im Dezember abrechnen.

Die Punkte zwei und vier sind oft derselbe Anruf. Fragen Sie beim Hersteller nach beiden Richtungen, lesen und schreiben, und lassen Sie sich die Antwort per Mail geben.

Wie eine Rechnung inhaltlich aufgebaut sein muss, steht im Beitrag Rechnung schreiben als Dienstleister.

Sie müssen ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wer das Doppel nicht acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Das Bußgeld reicht bis 5.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 3 UStG).

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 3. März 2027 ist bis Ende 2035 aufzubewahren. Eine Rechnung vom 28. Dezember 2027 ebenfalls.

Bei E-Rechnungen kommt eine praktische Frage dazu. Aufzubewahren ist die strukturierte Datei. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Das gilt über die ganze Frist (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht leistet das nicht. Wer 2027 nur PDFs sichert und die XML-Dateien im Mailpostfach lässt, verliert die Originale. Postfächer werden irgendwann aufgeräumt.

Nehmen Sie die Dateien aus dem Postfach heraus und legen Sie sie dort ab, wo Ihre Buchhaltung liegt. Aus diesem Ordner löscht niemand etwas, auch nicht beim Aufräumen.

Für einen Betrieb mit zwei bis zehn Leuten hängt die Umstellung an drei Entscheidungen: Empfangsweg, Programm, Ablage. Die können Sie im Büro treffen. Steuerliche Fragen gehören zu Ihrem Steuerberater. Dazu zählen die Einordnung einer Bauleistung nach § 13b UStG und ein Gesamtumsatz nahe an der Grenze.

Für die üblichen Rechnungsmengen eines kleinen Betriebs genügt ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungsprogramm beide Formate ausgibt. Wer Rechnungen noch in Word oder Excel schreibt, sollte den Wechsel 2026 angehen und nicht erst im Januar 2028. Arbeiten Sie als Subunternehmer am Bau, achten Sie zusätzlich darauf, dass Ihr Programm Eingangsrechnungen einliest und die Pflichtangaben abgleicht. Dort treffen Sie auf die Rechnungen mit § 13b UStG.

Die Stufen und die Formate erklärt auch Saldy, unsere Buchhaltung für Selbstständige, in ihrem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Umgekehrt gilt: Wer nur für Privatkunden arbeitet, muss am Ausstellen nichts ändern. Für ihn bleibt Punkt eins der Checkliste, der Empfang. Mehr nicht.

Was die Umstellung nicht löst, ist die Auftragslage. Dienstleistungen24 ist ein Branchenverzeichnis und eine Auftragsplattform für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe in Deutschland. Auftraggeber stellen kostenlos Aufträge ein, Betriebe tragen sich kostenlos ein. Ein Basis-Eintrag kostet nichts; wer in seiner Kategorie weiter oben stehen möchte, sieht sich die Pro-Mitgliedschaft an. Wenn Ihre Auftragsbücher voll sind und Sie keine neuen Anfragen wollen, lassen Sie es. Weitere Themen für Betriebe stehen in unserem Ratgeber für Unternehmen.

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Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von November 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen. Bitte prüfen Sie die Angaben für Ihren Einzelfall anhand der verlinkten Quellen oder lassen Sie sich fachkundig beraten.

• Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38: Übergangsvorschriften zur elektronischen Rechnung (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Begriff der E-Rechnung und Ausstellung von Rechnungen: § 14 UStG (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Aufbewahrung von Rechnungen: § 14b UStG (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Bemessungsgrundlage und Begriff des Entgelts: § 10 UStG (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Besteuerung der Kleinunternehmer und Gesamtumsatz: § 19 UStG (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Bußgeldvorschriften zu Rechnungen und Aufbewahrung: § 26a UStG (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33: Rechnungen über Kleinbeträge (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Rechnungen von Kleinunternehmern: § 34a UStDV (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• E-Rechnungsverordnung, § 3: Verbindlichkeit der elektronischen Form (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)
• Rechnungsdatenmodell und Übermittlung: § 4 ERechV (Bundesamt für Justiz) (abgerufen 02.11.2026)