Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Pflicht ohne Software

Stand: November 2026

Die Angaben zum Recht sind eine Orientierung, kein Rechtsrat. Der Hinweis am Ende des Beitrags sagt, was das bedeutet.

Viele Betriebe warten auf ein Gesetz, das es nicht gibt. Eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung steht nirgends im Gesetz. Aufzeichnen müssen Sie trotzdem. Die Pflicht folgt aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz. So hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21). Eine Form schreibt die Entscheidung nicht vor.

Kurz gesagt

• Erfassen ist Pflicht, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022.
• Das Bundesarbeitsministerium schreibt: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift.“ Handschriftlich ist erlaubt (BMAS, abgerufen 06.11.2026).
• Im Baugewerbe und bei Minijobs gilt mehr. Nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz brauchen Sie Beginn, Ende und Dauer. Frist: sieben Kalendertage. Aufbewahrung: zwei Jahre.
• Fehlen diese Aufzeichnungen, sind bis zu 50.000 Euro Geldbuße möglich (§ 21 Mindestlohngesetz).
• Bauen Sie den Stundenzettel heute so, dass er Beginn, Ende und Dauer je Tag enthält.

Saubere Zeiten helfen auch nach außen: Sie können Termine zusagen, die halten. Dienstleistungen24 ist eine Plattform und ein Branchenverzeichnis für Auftraggeber und Dienstleister in Deutschland. Damit Auftraggeber Ihren Betrieb finden, bleibt der Basis-Eintrag dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten (Stand November 2026).

Betrieb kostenlos eintragen

Ja. Wer Leute beschäftigt, muss die Arbeitszeit aufzeichnen. Grundlage ist § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt nach dem Unionsrecht. So hat es das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21).

Arbeitszeiterfassung ist das Aufzeichnen von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person.

Das Bundesarbeitsministerium schreibt, das sei „laut BAG bereits heute geltendes Recht“. Warten bis zur Anpassung des Arbeitszeitgesetzes ist nicht erlaubt. Das sagt das Ministerium ausdrücklich (abgerufen 06.11.2026).

Eine Mindestzahl an Beschäftigten nennt § 3 Arbeitsschutzgesetz nicht. Ein Betrieb mit zwei Gesellen steht also genauso in der Pflicht wie einer mit vierzig. Azubis zählen mit. Das Arbeitszeitgesetz rechnet die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten zu den Arbeitnehmern (§ 2 Absatz 2).

Zwei Punkte entlasten die Praxis. Erstens darf der Chef das Ausfüllen abgeben. Das Bundesarbeitsministerium hält die Aufzeichnung für delegierbar. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Zweitens bleibt Vertrauensarbeitszeit erlaubt. Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht ihr laut Ministerium nicht im Weg.

Eine Zahl zeigt, wie weit das Thema trägt. Das Ministerium zitiert die Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. 2023 wurde die Arbeitszeit bei 82 Prozent der befragten Beschäftigten aufgezeichnet, 2021 bei 79 Prozent. Umgekehrt heißt das: Bei 18 Prozent wird sie nach eigener Kenntnis nicht erfasst.

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, für jeden Arbeitstag und jede Person. Zum Inhalt der Dokumentation gibt es noch keine Festlegung. Das schreibt das Bundesarbeitsministerium. Es nennt aber genau diese drei Angaben. Nur so lassen sich Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten einhalten.

Die drei Gesetze verlangen Unterschiedliches. Genau da liegt die Verwechslungsgefahr. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts steht das Arbeitsschutzgesetz für Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Für bestimmte Gruppen kommt nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz die Dauer dazu. Das Arbeitszeitgesetz ist noch schmaler. Dort zählt nur die Zeit über acht Stunden werktäglich hinaus (§ 16 Absatz 2, § 3 Satz 1).

Quellen: Gesetze im Internet (Bundesamt für Justiz), § 17 MiLoG, § 16 ArbZG, § 3 ArbSchG; abgerufen 06.11.2026.

Ein Wort zur Dauer: Pausen gehören nicht hinein. Die Arbeitszeit läuft vom Beginn bis zum Ende der Arbeit, „ohne die Ruhepausen“ (§ 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz). Wer nur Kommen und Gehen notiert, hat die halbe Stunde Mittag nicht abgezogen. Dann steht eine zu lange Dauer im Zettel. Im Streitfall ist das Ihre eigene Angabe.

Der zweite Punkt ist die Frist des Mindestlohngesetzes. Sie läuft bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Wird am 2. März gearbeitet, muss die Aufzeichnung am 9. März fertig sein. Wer die Zettel am Monatsende aus dem Gedächtnis füllt, hat die Frist für drei Wochen schon gerissen.

Das ist kein Formfehler, sondern der Tatbestand aus § 21 Absatz 1 Nummer 8 Mindestlohngesetz.

Für zwei Gruppen. Erstens für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch, also Minijobber. Zweitens für alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen, die § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufzählt. Darin stehen das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe. Damit trifft die strenge Fassung einen großen Teil des Handwerks.

Wer Leiharbeiter auf die Baustelle holt, zeichnet selbst mit auf. Die Pflicht trifft nach § 17 Absatz 1 Satz 2 Mindestlohngesetz auch den Entleiher. Ausgenommen sind Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a Viertes Buch Sozialgesetzbuch (Satz 3).

Es gibt echte Ausnahmen. Sie stehen in § 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung:

• Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz gilt nicht für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet.
• Dasselbe gilt ab brutto 2.974 Euro. Bedingung: Der Betrieb hat dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt.
• Sie gilt nicht für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, die im Betrieb mitarbeiten.

Eines nimmt die Verordnung Ihnen nicht ab. Nach § 1 Absatz 3 halten Sie die Unterlagen bereit, aus denen sich die Ausnahme ergibt. Im Inland und in deutscher Sprache. Praktisch heißt das: Arbeitsvertrag und Lohnabrechnungen der letzten zwölf Monate, griffbereit. Wie diese Abrechnung sauber läuft, steht in unserem Beitrag zur Lohnabrechnung im Handwerk. Für Aushilfen neben den Gesellen hilft der Beitrag Minijobber einstellen im Handwerksbetrieb.

Die elf Wirtschaftsbereiche mit Sofortmeldung und Ausweispflicht

Diese Bereiche nennt § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, dieselben nennt § 28a Absatz 4 Viertes Buch Sozialgesetzbuch:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe, einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft, mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

In diesen Bereichen kommen zwei Pflichten dazu. Der Betrieb meldet den Beschäftigungsbeginn spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Absatz 4 Viertes Buch Sozialgesetzbuch). Und die Beschäftigten führen ihren Ausweis mit (§ 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).

Bis zu 50.000 Euro, und zwar nach dem Mindestlohngesetz. Den Tatbestand nennt § 21 Absatz 1 Nummer 8. Er greift, wenn eine Aufzeichnung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 fehlt, falsch oder unvollständig ist. Auch eine zu spät erstellte Aufzeichnung zählt. Ebenso eine, die nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Den Rahmen von „bis zu fünfzigtausend Euro“ setzt Absatz 3.

Daneben stehen zwei weitere Wege:

• Zweiter Weg: die Mehrarbeit. Wird sie nicht nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz aufgezeichnet, drohen bis zu 30.000 Euro. Grundlage ist § 22 Absatz 1 Nummer 9 mit Absatz 2.
• Dritter Weg: das Arbeitsschutzgesetz. Es stellt das Nichterfassen nicht unmittelbar unter Bußgeld. Teuer wird es erst in der zweiten Runde. Die Behörde kann nach § 22 Absatz 3 eine Anordnung treffen. Führt der Betrieb sie nicht aus, sind bis zu 30.000 Euro möglich. Grundlage ist § 25 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a mit Absatz 2.

Wer prüft was? Für das Mindestlohngesetz sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig, also der Zoll. Für Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz überwachen die Länder, meist über die Gewerbeaufsicht. Das Bundesarbeitsministerium weist darauf hin: Nur diese Stellen entscheiden verbindlich über den Einzelfall. Im Streitfall die Gerichte. Die Höhe einer Geldbuße richtet sich nach der Schwere des Verstoßes.

Eine Vorschrift steht dabei etwas abseits. Nach § 17 Absatz 2 Mindestlohngesetz halten Sie die Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereit. Auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung. Der Ordner im Büro hilft dann nicht. Die Kontrolle steht auf der Baustelle, und dort kommt niemand an die Zettel.

Geplant ist sie, im Gesetz steht sie nicht. Das Bundesarbeitsministerium schreibt dazu etwas Konkretes. Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag auf eine elektronische Aufzeichnungspflicht verständigt. Sie soll im Arbeitszeitgesetz stehen (BMAS, abgerufen 06.11.2026). Im Wortlaut von § 16 Arbeitszeitgesetz steht sie nach Stand von November 2026 nicht.

Für Ihren Betrieb heißt das zwei Dinge. Warten geht nicht. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts gilt die Pflicht zum Aufzeichnen heute. Und das Ministerium stellt klar: Die Aufzeichnung nach dem Arbeitszeitgesetz allein genügt den Vorgaben nicht. Kaufen müssen Sie deswegen aber nichts.

Die nüchterne Empfehlung: Wählen Sie ein Verfahren, das Beginn, Ende und Dauer je Tag und Person liefert. Es sollte sich ausdrucken oder exportieren lassen. Dann kostet eine spätere Formvorschrift nur den Umstieg auf ein Werkzeug, nicht den Aufbau von null. Wie sich der Stand der Aufzeichnungspflicht weiter entwickelt, verfolgt unsere Zeiterfassung Zeitflex in einem eigenen Beitrag zur Zeiterfassungspflicht.

Als Faustregel: Bis etwa drei Leute an einer festen Arbeitsstelle reicht Papier. Ab vier Leuten auf wechselnden Baustellen rechnet sich der Umstieg. Teuer ist nicht die Aufzeichnung selbst, sondern das Nachlaufen hinter fehlenden Zetteln.

Jetzt die Rechnung, mit offenen Annahmen. Angenommen, ein Betrieb hat sechs Gesellen auf wechselnden Baustellen. Jeder braucht am Tag zwei Minuten für den Zettel. Das Büro braucht zehn Minuten im Monat je Person, fürs Sortieren und Abtippen. Bei 21 Arbeitstagen sind das draußen 6 × 42 Minuten und innen 6 × 10 Minuten. Zusammen 312 Minuten, also 5,2 Stunden im Monat.

Nehmen Sie einen Rechenwert von 60 Euro je Stunde. Dann sind das rund 312 Euro im Monat. Und knapp 3.750 Euro im Jahr. Die 60 Euro sind kein Marktpreis, sondern ein Beispielwert. Ihren echten Satz rechnet der Stundensatz-Rechner aus. Die Formel dahinter erklärt der Beitrag Stundensatz berechnen.

Vergleichen Sie diese Summe mit dem Monatspreis einer Zeiterfassung. Dann haben Sie die Entscheidung in einer Zeile.

Checkliste zum Abhaken, vor der nächsten Lohnabrechnung:

• Enthält jeder Zettel Beginn, Ende und Dauer, getrennt je Tag und Person?
• Sind die Pausen abgezogen?
• Steht jede Aufzeichnung spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag fest?
• Liegen die Zettel der letzten zwei Jahre vollständig und auffindbar?
• Haben Sie für Beschäftigte über den Entgeltgrenzen der Verordnung die Nachweise bereit?
• Kommt bei einer Kontrolle auf der Baustelle jemand an die Unterlagen?

Wer die Zeiten im Griff hat, kann Termine verbindlich zusagen. Dann braucht es Aufträge, die zum Kalender passen. Dabei hilft die Pro-Mitgliedschaft. Sie zeigt Ihnen die Kontaktdaten zu passenden Aufträgen. Der Preis: 9,90 Euro im Monat oder 89,90 Euro für zwölf Monate. Beides inklusive Mehrwertsteuer, ohne Provision je Auftrag (Stand November 2026). Sieben Tage lässt sich Pro kostenlos testen. Weitere Themen für Betriebe sammelt die Rubrik Für Unternehmen.

Für wen das nichts ist: Wer ausschließlich als Nachunternehmer für einen Generalunternehmer arbeitet, braucht keinen Eintrag. Privatkunden sucht dieser Betrieb ohnehin nicht. Und wer allein arbeitet, ohne Angestellte und ohne Azubi, hat keine Aufzeichnungspflicht. Diese Vorschriften gelten für Arbeitnehmer.

Betrieb kostenlos eintragen

• Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 (abgerufen 06.11.2026)
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (abgerufen 06.11.2026)
• § 3 Arbeitsschutzgesetz: Grundpflichten des Arbeitgebers (abgerufen 06.11.2026)
• § 25 Arbeitsschutzgesetz: Bußgeldvorschriften (abgerufen 06.11.2026)
• § 17 Mindestlohngesetz: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten (abgerufen 06.11.2026)
• § 21 Mindestlohngesetz: Bußgeldvorschriften (abgerufen 06.11.2026)
• § 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (abgerufen 06.11.2026)
• § 2 Arbeitszeitgesetz: Begriffsbestimmungen (abgerufen 06.11.2026)
• § 16 Arbeitszeitgesetz: Aushang und Arbeitszeitnachweise (abgerufen 06.11.2026)
• § 22 Arbeitszeitgesetz: Bußgeldvorschriften (abgerufen 06.11.2026)
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Mitführungs- und Vorlagepflicht (abgerufen 06.11.2026)
• § 28a Viertes Buch Sozialgesetzbuch: Meldepflicht (abgerufen 06.11.2026)

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom November 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen. Bitte prüfen Sie die Angaben für Ihren Einzelfall anhand der verlinkten Quellen oder lassen Sie sich fachkundig beraten.